當(dāng)談到項(xiàng)目經(jīng)理的工作職責(zé)時(shí)，很多人腦海里蹦出的第一個(gè)詞就是“做計(jì)劃”。的確，項(xiàng)目經(jīng)理的日常工作與計(jì)劃這個(gè)詞密不可分。本文中所討論的“計(jì)劃”特指“項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃”，筆者將分享一些在做計(jì)劃時(shí)的實(shí)踐和感悟，供大家參考和借鑒。
PMP的定義中，項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃展現(xiàn)活動(dòng)之間的相互關(guān)聯(lián)、以及計(jì)劃日期、持續(xù)時(shí)間、里程碑和所需資源?？梢?，計(jì)劃不是簡(jiǎn)單地只有時(shí)間節(jié)點(diǎn)，其中包含了依賴關(guān)系、任務(wù)估算、目標(biāo)分解和資源日歷等眾多內(nèi)容，而且在計(jì)劃的背后，隱含了時(shí)間、范圍、成本的相互制約和平衡，干系人的溝通與確認(rèn)，最長(zhǎng)路徑識(shí)別與風(fēng)險(xiǎn)管理等等。做計(jì)劃著實(shí)是一種整合的藝術(shù)。
筆者認(rèn)為，計(jì)劃其實(shí)是團(tuán)隊(duì)對(duì)于目標(biāo)的承諾。團(tuán)隊(duì)對(duì)計(jì)劃的看法，其實(shí)就是對(duì)“目標(biāo)”和“承諾”的重視程度。為什么要做計(jì)劃，筆者認(rèn)為主要原因有以下幾點(diǎn)：
團(tuán)隊(duì)對(duì)于產(chǎn)出需要有時(shí)間目標(biāo)和心理預(yù)期；
團(tuán)隊(duì)需要對(duì)交付時(shí)間達(dá)成一致并作出承諾；
團(tuán)隊(duì)需要計(jì)劃來對(duì)未來工作進(jìn)行合理規(guī)劃；
通過計(jì)劃和實(shí)際之間的偏差統(tǒng)計(jì)，可以幫助體察團(tuán)隊(duì)狀態(tài)。
在筆者經(jīng)歷的“智能醫(yī)療”和“網(wǎng)易大數(shù)據(jù)”兩個(gè)項(xiàng)目中，分別采用了“固定范圍，靈活時(shí)間”和“固定時(shí)間，靈活范圍”兩種不同計(jì)劃方式。
這種方式需要明確版本范圍，依據(jù)范圍進(jìn)行任務(wù)分解和估算，然后通過任務(wù)的依賴關(guān)系、資源的安排情況來進(jìn)行規(guī)劃，從而得到項(xiàng)目計(jì)劃。
這種自上而下的小瀑布模式，在傳統(tǒng)項(xiàng)目管理中被普遍采用，團(tuán)隊(duì)接受度也普遍較高。當(dāng)發(fā)生變更或?qū)嶋H和計(jì)劃發(fā)生偏差時(shí)，往往延遲版本發(fā)布。其缺點(diǎn)也比較明顯，如目標(biāo)容易不聚焦、變更的影響往往較大、容易采用加班、降低質(zhì)量等手段來追趕進(jìn)度等。
這種方式也稱為固定時(shí)間盒，時(shí)間計(jì)劃已提前規(guī)劃好，然后依據(jù)時(shí)間盒來確定需求范圍，其主要流程是：
固定時(shí)間盒的方式在越來越多的項(xiàng)目中普遍采用，何燕華在《我們?yōu)楹芜x擇固定時(shí)間盒的計(jì)劃方式》進(jìn)行了詳細(xì)介紹，筆者在這里就不再贅述。
做計(jì)劃的過程中會(huì)遇到哪些問題？
筆者目前在項(xiàng)目中采用固定時(shí)間盒的計(jì)劃方式，在做計(jì)劃過程中遇到的問題和采取的解法如下：
問題：
團(tuán)隊(duì)反饋某項(xiàng)功能在一個(gè)規(guī)定的時(shí)間盒內(nèi)做不完，團(tuán)隊(duì)要求延長(zhǎng)時(shí)間盒
解法：
如某項(xiàng)任務(wù)估算較大，可能需要更合理地進(jìn)行WBS，同時(shí)任務(wù)粒度拆分也有助于降低風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)需要明確，‘時(shí)間盒不等于上線，一個(gè)時(shí)間盒內(nèi)可以多次上線，一項(xiàng)任務(wù)也可以持續(xù)多個(gè)時(shí)間盒。
問題：
版本間的功能總是有差異，如何使每個(gè)階段的盒子固定下來呢？
解法：
時(shí)間盒的固定，可以依據(jù)歷史經(jīng)驗(yàn)、團(tuán)隊(duì)評(píng)估、或?qū)桓额l率的要求來確定，對(duì)于需求、交互、視覺等設(shè)計(jì)階段，因其特殊性可進(jìn)行少量協(xié)調(diào)，原則上需保證開發(fā)階段時(shí)間盒的一致性。同時(shí)，團(tuán)隊(duì)往往容易陷入依據(jù)范圍來確定時(shí)間的工作模式，需要及時(shí)調(diào)整和糾正。
問題：
如果實(shí)際進(jìn)度已經(jīng)延期了，是否需要調(diào)整計(jì)劃？
解法：
如果實(shí)際進(jìn)度延期較嚴(yán)重，建議調(diào)整版本計(jì)劃，并標(biāo)明調(diào)整原因。若少量延期也可不做調(diào)整，后續(xù)階段追趕達(dá)到目標(biāo)。(注意對(duì)于時(shí)間目標(biāo)不可變的情況不適用。)
問題：
版本過程中需求變更頻繁，導(dǎo)致延期嚴(yán)重。
解法：
固定時(shí)間盒的原則就是依據(jù)時(shí)間來調(diào)整范圍。當(dāng)固定的時(shí)間盒已經(jīng)排滿，若塞進(jìn)更重要的東西，則需要拿出不那么重要的東西，一直塞的結(jié)果是盒子爆掉、任務(wù)一直做不完、版本一直延期、產(chǎn)出的目標(biāo)和質(zhì)量都不如人意。
計(jì)劃如何做的更好？
如果迭代頻率合適、延期率很低、任務(wù)拆分明確、工作量估算合理，就是好的計(jì)劃嗎？項(xiàng)目計(jì)劃如何提升和改進(jìn)呢？
項(xiàng)目計(jì)劃一定要與項(xiàng)目目標(biāo)強(qiáng)關(guān)聯(lián)，合理的計(jì)劃一定是為達(dá)成目標(biāo)而服務(wù)的。
比如，項(xiàng)目處于時(shí)刻變化的市場(chǎng)環(huán)境中，那么評(píng)估項(xiàng)目計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)一定是對(duì)于需求變更的反應(yīng)程度，團(tuán)隊(duì)是否可以適應(yīng)變更并快速調(diào)整，才是關(guān)鍵；如果安全性和穩(wěn)定性是項(xiàng)目目標(biāo)，那么項(xiàng)目計(jì)劃需要盡可能細(xì)粒度，每個(gè)節(jié)點(diǎn)的責(zé)任人和交付時(shí)間都需要明確，同時(shí)輸入輸出標(biāo)準(zhǔn)需要嚴(yán)格把關(guān)；如果項(xiàng)目涉及到多團(tuán)隊(duì)合作，那么在計(jì)劃中體現(xiàn)各環(huán)節(jié)的銜接，保證對(duì)團(tuán)隊(duì)對(duì)計(jì)劃達(dá)成一致就很重要。
因此，衡量項(xiàng)目計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)，一定是要保證在合理的時(shí)間內(nèi)，做真正重要的事情。
傳統(tǒng)的瀑布型項(xiàng)目中，項(xiàng)目計(jì)劃往往細(xì)致而嚴(yán)謹(jǐn)，每一個(gè)節(jié)點(diǎn)都要保證按期交付，如果實(shí)際進(jìn)度有偏差，一定是通過進(jìn)度調(diào)整來保證按計(jì)劃進(jìn)行。
而在敏捷的理念中，事情必然會(huì)發(fā)生變化、需求必然會(huì)發(fā)生涌現(xiàn)，進(jìn)度不是關(guān)鍵，如果發(fā)生了變化，比如需求變更、范圍調(diào)整、團(tuán)隊(duì)變化、甚至是目標(biāo)變更，更合理方式一定是調(diào)整計(jì)劃，甚至推翻原有計(jì)劃重新來做。但是這種變化不是隨意的，一定需要對(duì)每一次調(diào)整進(jìn)行總結(jié)和反思，來逐步優(yōu)化改進(jìn)。
每一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃的背后，包含了時(shí)間、范圍、成本的相互制約和平衡，干系人的溝通與確認(rèn)，最長(zhǎng)路徑識(shí)別與風(fēng)險(xiǎn)管理等等。每一個(gè)時(shí)間點(diǎn)背后，一定隱含了一項(xiàng)或者多項(xiàng)最關(guān)鍵的因素。
當(dāng)某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題、某一個(gè)節(jié)點(diǎn)延期，需要看到背后的原因，并從項(xiàng)目計(jì)劃中分析帶來的影響，從而做出最合理的決策來解決現(xiàn)有問題。并非所有問題都會(huì)對(duì)項(xiàng)目本身的完成產(chǎn)生根本性的影響。項(xiàng)目的邏輯在于，使用較低成本，較快較好的完成既定目標(biāo)。抓準(zhǔn)主要矛盾，適當(dāng)取舍，才是最佳的解決方案。
